Esta política explica qué datos personales trata Legal Ink, para qué, con quién los comparte, cuánto tiempo los guarda y cómo ejerces tus derechos. La expedimos para cumplir la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013. Está escrita en lenguaje claro, como exige el artículo 2.2.2.25.3.1 de ese decreto. Si algo no se entiende, escríbenos.
Responsable del tratamiento
El responsable es [RAZÓN SOCIAL Y NIT], que opera la firma de abogados Legal Ink, con domicilio en [DIRECCIÓN], teléfono [TELÉFONO] y correo contacto@[DOMINIO].
El área encargada de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la dirección de la firma, a cargo de Roberto Luis Bossa Vélez, quien actúa como oficial de protección de datos. Puedes contactarlo en contacto@[DOMINIO] o desde la sección Mis datos de tu cuenta.
Qué significa cada término
Dato personal es cualquier información que te identifica o te puede identificar. Tratamiento es cualquier operación sobre esos datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos. Titular eres tú, la persona a quien se refieren los datos. Responsable es quien decide sobre el tratamiento, en este caso Legal Ink. Encargado es quien trata los datos por cuenta del responsable, como el proveedor que aloja nuestra base de datos. Transmisión es el envío de datos a un encargado para que los trate por nuestra cuenta, dentro o fuera de Colombia. Transferencia es el envío de datos a un receptor que a su vez es responsable de ellos, dentro o fuera de Colombia (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3). Dato sensible es el que afecta tu intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, de orientación sexual, de origen étnico, de afiliación sindical o de convicciones políticas o religiosas (Ley 1581 de 2012, artículos 3 y 5).
Principios que seguimos
Tratamos tus datos solo para finalidades legítimas que te informamos antes de recogerlos. Pedimos lo necesario para prestarte el servicio y nada más. Mantenemos los datos exactos y actualizados. Te informamos en cualquier momento qué datos tenemos sobre ti. Solo acceden a ellos las personas que los necesitan para su trabajo. Los protegemos con medidas técnicas, humanas y administrativas. Y guardamos reserva sobre ellos incluso después de terminada nuestra relación. Estos son los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
En el caso de la información de tus asuntos, a esos principios se suma el secreto profesional del abogado, que nos obliga a guardar reserva aun frente a requerimientos de autoridad, salvo tu autorización escrita o los casos que la ley señala (Ley 1123 de 2007, artículos 28, numeral 9, y 34, literal f).
Datos que tratamos y para qué
Si eres cliente o usuario registrado
Tratamos tu nombre, número y tipo de documento, correo, teléfono, ciudad, y, si contratas a nombre de una empresa, su razón social, NIT y tu cargo. Tratamos también la información de los asuntos que nos encargas: los hechos que nos cuentas, los documentos que subes, los mensajes con tu abogado, los entregables y los informes de validación de cada versión. Del pago guardamos la referencia, el valor, el estado y el identificador de la transacción que nos informa Mercado Pago. No recibimos ni guardamos números de tarjeta ni claves bancarias.
Usamos esos datos para crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad, revisar conflictos de interés, prestarte el servicio jurídico que contrataste, ofrecer tu asunto a un abogado aliado de la firma y verificar la calidad del entregable con el doble chequeo, comunicarnos contigo sobre tu asunto, cobrar, facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias, atender peticiones, quejas y reclamos, y defendernos o ejercer nuestros derechos en un proceso. Solo si lo autorizas aparte, usamos tu correo para enviarte información sobre nuevos servicios. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento sin afectar tu asunto.
Si pides una cotización o una llamada
Puedes pedirnos una cotización fija o una llamada gratis de quince minutos sin crear una cuenta. Para eso tratamos tu nombre, tu correo, tu teléfono, la empresa si la hay, una descripción corta de lo que necesitas, los nombres de las partes involucradas y los documentos que decidas adjuntar. Los usamos para revisar conflictos de interés, responderte, preparar la cotización, agendar la llamada y, si contratas, abrir tu asunto con esa información. Te pedimos solo lo necesario para entender el encargo: no envíes todavía documentos con datos sensibles. Si no contratas, conservamos la solicitud un año desde la última comunicación, para atender reclamos y evitar conflictos de interés, y luego la suprimimos.
Si nos entregas datos de otras personas
Para atender tu asunto a veces nos das datos de terceros: socios, trabajadores, contrapartes, beneficiarios o familiares. Los tratamos solo para prestarte el servicio contratado. Cuando nos los entregas, declaras que estás legitimado para hacerlo, porque tienes su autorización o porque la ley permite el tratamiento sin ella, y que les informaste que los compartirías con tu abogado. Te pedimos enviar solo los datos de terceros que el asunto necesita.
Si tu asunto incluye datos sensibles o de menores
Algunos asuntos laborales, de familia o societarios pueden incluir datos sensibles, por ejemplo, incapacidades médicas o información sobre afiliación sindical. Responder preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativo: no estás obligado a darlos (Ley 1581 de 2012, artículo 12, literal b). Si los entregas, los tratamos solo para el asunto, con tu autorización explícita o cuando sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial (artículo 6, literales a y d). Los marcamos con acceso restringido.
No tratamos datos de niños, niñas o adolescentes salvo que el asunto lo exija, por ejemplo, para identificar a un beneficiario. En ese caso los recibimos de su representante legal, que otorga la autorización, y respetamos su interés superior y sus derechos prevalentes (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015).
Si eres abogado aliado o candidato
Tratamos tu nombre, documento, número de tarjeta profesional, hoja de vida, formación, áreas de práctica, fotografía, datos de contacto, tu RUT y régimen tributario, tu planilla de aportes a seguridad social y tu afiliación a riesgos laborales, la cuenta bancaria para pagarte, la declaración sobre tu práctica propia y tus otros clientes, la declaración de conflictos con tu cartera, el registro de los clientes que traes a la firma, las ofertas de asuntos que aceptas o rechazas, y el registro de tu actividad en la plataforma. Los usamos para evaluar tu vinculación, verificar tu tarjeta profesional, celebrar y ejecutar tu contrato, ofrecerte asuntos, verificar los informes de validación de tus entregables, pagarte, verificar tus aportes, cumplir obligaciones tributarias y publicar tu perfil profesional en el sitio. Tu perfil público muestra solo nombre, fotografía, títulos y especializaciones, cargos desempeñados, áreas de práctica y domicilio profesional; nunca tu documento, tu cuenta bancaria, tus rechazos de ofertas ni calificaciones. Tu número de documento y tu cuenta bancaria se guardan cifrados.
Si firmas un documento en la plataforma
Cuando firmas electrónicamente guardamos tu nombre, correo, la fecha y hora de cada paso, tu dirección IP, el navegador y dispositivo que usaste (user agent), la huella digital del documento y del texto que aceptaste, y un registro cifrado del código de verificación. Nunca guardamos el código en texto plano. Esos datos son la prueba de la firma y los conservamos mientras el documento firmado deba conservarse.
Si visitas el sitio
Registramos datos técnicos como la dirección IP, el navegador, las páginas visitadas y los errores, para mantener el sitio seguro, prevenir abusos y corregir fallas. El sitio usa solo cookies técnicas necesarias para iniciar sesión y para recordar tu elección sobre cookies. Hoy no usamos cookies de analítica ni de publicidad; si algún día las activamos, solo funcionarán si las aceptas, y podrás retirarlas cuando quieras. El detalle está en la Política de cookies.
Si nos escribes o eres proveedor
Usamos tus datos de contacto para responderte y, si eres proveedor, para gestionar la relación contractual, pagarte y cumplir obligaciones tributarias.
Autorización y prueba
Te pedimos autorización previa, expresa e informada antes de tratar tus datos, salvo en los casos en que la ley no la exige (Ley 1581 de 2012, artículos 9 y 10). En la plataforma la otorgas marcando una casilla que no viene marcada por defecto. Tu silencio nunca se entiende como autorización (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.4). Guardamos como prueba la versión del texto que aceptaste, la fecha y hora, tu dirección IP y tu navegador, en un registro que no se puede modificar (artículo 2.2.2.25.2.5).
Inteligencia artificial
Nuestros abogados usan Claude, de Anthropic PBC, una empresa de Estados Unidos, para investigar y redactar borradores, siempre bajo su revisión. Hoy lo usan con cuentas de los planes de consumidor de Anthropic (Pro o Max), que se rigen por los términos de consumidor de esa empresa. Con esas cuentas Anthropic decide sobre la información que recibe: es responsable de ella, no encargado nuestro, y no tenemos con Anthropic un contrato de transmisión. Por eso, en términos de la ley colombiana, lo que el abogado escribe en la herramienta es una transferencia a otro responsable, no una transmisión a un encargado (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numerales 4 y 5).
Como no hay contrato con el proveedor, la protección está en lo que enviamos. Estas reglas son obligatorias para cada abogado. Antes de escribir en la herramienta reemplaza tu nombre, el de tu empresa y los de terceros por referencias genéricas, como "la Sociedad" o "el Trabajador". Nunca ingresa datos que identifiquen a una persona: nombres, números de documento, direcciones, teléfonos, correos, números de cuenta, documentos escaneados ni datos sensibles. Ingresa solo los hechos que el análisis necesita. Tiene desactivado en su cuenta el uso de sus conversaciones para entrenar modelos, y nos entrega la evidencia.
Desactivar el entrenamiento no borra la información de inmediato. Según los términos de Anthropic que revisamos el 8 de noviembre de 2026, conserva las conversaciones hasta treinta días y puede revisar y usar las que su sistema marque para revisión de seguridad. Como los hechos de un asunto a veces permiten reconocer a alguien aun sin nombres, tratamos este envío como una transferencia internacional de datos personales y por eso te pedimos autorización expresa para hacerlo (Ley 1581 de 2012, artículo 26, literal a).
Ninguna herramienta toma decisiones sobre ti de forma automática: un abogado revisa, corrige y firma todo lo que recibes. Este tratamiento sigue los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024). Cuando pasemos a un plan con términos comerciales, en el que el proveedor actúa como encargado, te lo informaremos con una nueva versión de esta política. El detalle está en la Política de uso de inteligencia artificial.
La plataforma web de Legal Ink no envía tus datos a ningún servicio de inteligencia artificial.
Con quién compartimos tus datos
No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo en estos casos.
Con el abogado aliado que acepta y atiende tu asunto, que trata tus datos por cuenta de la firma y está obligado por el secreto profesional y por un acuerdo de confidencialidad. Nuestros aliados tienen práctica propia: lo que conocen por tu asunto no pasa a su práctica ni lo usan para otros fines.
Con proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y procesan los datos por nuestra cuenta, con obligaciones de seguridad y confidencialidad (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.5.2). Hoy son: Supabase, que aloja la base de datos y los archivos; Vercel, que aloja la aplicación web; Resend, que envía los correos de la plataforma; Sentry, que registra errores técnicos después de eliminar los datos personales que podamos identificar; Upstash, que controla el número de solicitudes por dirección IP para evitar abusos; Google, que provee el correo electrónico de la firma; y Dropbox, que se usa para la firma de contratos con abogados. Si lo pides a contacto@[DOMINIO], te enviamos el inventario actualizado de estos proveedores, con el país donde procesan los datos y el documento que rige cada relación.
Con Anthropic, por la información seudonimizada que nuestros abogados escriben en Claude, como responsable independiente y en las condiciones de la sección Inteligencia artificial.
Con Mercado Pago, que procesa tu pago como responsable independiente bajo su propia política de privacidad.
Con autoridades públicas o judiciales que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial (Ley 1581 de 2012, artículo 13), sin perjuicio del secreto profesional sobre la información de tus asuntos.
Transmisión y transferencia internacional
Varios de nuestros proveedores procesan los datos en servidores ubicados en Estados Unidos. Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017, modificada por la Circular Externa 008 de 2017). Ten en cuenta que el país donde está el servidor y el país del proveedor pueden ser distintos.
Con los proveedores que actúan como encargados hay transmisión: aceptamos sus condiciones de tratamiento de datos, que les imponen las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, y las archivamos.
Con Anthropic hay transferencia, porque con los planes de consumidor actúa como responsable. Esa transferencia se limita a información seudonimizada, sin datos que identifiquen a una persona, en los términos de la sección Inteligencia artificial.
Al aceptar esta política autorizas de forma expresa e inequívoca la transmisión de tus datos a esos encargados y la transferencia de la información seudonimizada de tu asunto a Anthropic, en Estados Unidos, para las finalidades aquí descritas (Ley 1581 de 2012, artículo 26, literal a). Si un proveedor nuevo procesa datos en un país que no esté en la lista de la Superintendencia, te lo informaremos y aplicaremos el procedimiento que ella exige.
Habeas data
Este es el texto de la autorización que otorgas al registrarte. Es el que queda guardado como prueba de tu consentimiento, con su versión, la fecha y hora, tu dirección IP y tu navegador.
Autorizo a [RAZÓN SOCIAL Y NIT], que opera la firma de abogados Legal Ink, como responsable, a recoger, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir mis datos personales, y los de los terceros que yo entregue con legitimación para hacerlo, para las finalidades de esta política: crear y administrar mi cuenta, verificar mi identidad, revisar conflictos de interés, prestarme los servicios jurídicos que contrate, comunicarme lo relacionado con mis asuntos, cobrar, facturar, cumplir obligaciones legales, atender mis peticiones, quejas y reclamos, guardar la prueba de mis aceptaciones y firmas, y mantener seguro el sitio. Autorizo también la transmisión de mis datos a los proveedores que los tratan por cuenta de la firma, incluidos los ubicados en Estados Unidos, y la transferencia a Anthropic PBC, en Estados Unidos, de la información de mis asuntos que los abogados escriben en Claude, siempre seudonimizada y sin datos que identifiquen a una persona, para esas mismas finalidades. Entiendo que responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes es facultativo. Conozco mis derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos, a pedir prueba de esta autorización, a ser informado del uso de mis datos, a revocar la autorización y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y sé que puedo ejercerlos en la sección Mis datos de mi cuenta o en contacto@[DOMINIO] (Ley 1581 de 2012, artículos 8, 9 y 12).
Esta autorización no incluye el envío de información comercial, que pides o rechazas en una casilla aparte. Puedes revocarla en los términos de la sección Tus derechos, salvo frente a los datos que la ley nos obliga a conservar.
Tus derechos
Como titular tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; a pedir prueba de la autorización que nos diste; a que te informemos, si lo pides, qué uso les hemos dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no respetemos los principios, derechos y garantías legales; y a acceder gratis a tus datos (Ley 1581 de 2012, artículo 8).
La revocatoria y la supresión no proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.6). Por ejemplo, no podemos borrar la factura de un servicio que pagaste ni la carta de encargo de un asunto en curso, porque la ley nos obliga a conservarlas.
Pueden ejercer estos derechos tú, tus causahabientes, tu representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a tu favor, acreditando su calidad (artículo 2.2.2.25.4.1).
Cómo ejercer tus derechos
Puedes hacerlo desde la sección Mis datos de tu cuenta, donde también puedes descargar una copia de tus datos, o escribiendo a contacto@[DOMINIO]. Indica tu nombre, tu documento, lo que pides y cómo quieres que te respondamos. Para proteger tus datos verificamos tu identidad antes de responder. El trámite es gratuito.
Las consultas las respondemos en un máximo de diez días hábiles desde que las recibimos. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te explicamos por qué y te respondemos dentro de los cinco días hábiles siguientes (Ley 1581 de 2012, artículo 14).
Los reclamos, es decir, las solicitudes de corrección, actualización o supresión, o las quejas por un presunto incumplimiento, los tramitamos así (artículo 15). Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco días siguientes a recibirlo; si pasan dos meses sin respuesta tuya, entendemos que desististe. Dentro de los dos días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcamos el dato con la leyenda "reclamo en trámite" hasta decidirlo. Respondemos en un máximo de quince días hábiles desde el día siguiente al recibo. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te explicamos por qué y respondemos dentro de los ocho días hábiles siguientes.
Si después de agotar este trámite no quedas satisfecho, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 16).
Cómo protegemos tus datos
Ciframos las conexiones y los datos más sensibles, como el número de documento y la cuenta bancaria de los abogados. Cada persona entra con su propia cuenta y ve solo lo que su función le permite: tú ves tus asuntos, el abogado ve solo los asuntos que aceptó, y el administrador ve lo necesario para operar. El abogado y el administrador entran con un segundo factor de autenticación. Registramos quién accede a qué en un registro que no se puede alterar. Los archivos se descargan solo con enlaces temporales que vencen en un minuto. Verificamos la integridad de cada documento con su huella digital. Estas medidas reducen el riesgo, pero no garantizan que no ocurra un incidente. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te informamos y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal n).
Cuánto tiempo guardamos tus datos
Guardamos los datos mientras sean necesarios para la finalidad que justificó recogerlos y mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.8). Los plazos son estos.
Los datos de tu cuenta, mientras esté activa. Si pasan dos años sin que inicies sesión y sin asuntos abiertos, te avisamos por correo y, si no respondes en treinta días, anonimizamos la cuenta, salvo los datos que debamos conservar por las reglas siguientes.
El expediente de cada asunto, con la carta de encargo, las versiones del entregable, los informes de validación de agentes y la prueba de las firmas, durante diez años desde el cierre del asunto, que es el plazo que aplicamos para los libros y papeles del comerciante (Código de Comercio, artículo 60) y para defendernos de eventuales reclamaciones.
La prueba de tus aceptaciones de políticas, durante diez años desde que dejes de usar la plataforma.
El registro de auditoría de accesos y acciones, que guarda quién consultó, descargó, aprobó o cambió qué, cuándo y desde qué dirección IP y navegador, durante diez años desde cada registro. Lo conservamos para cumplir el deber de seguridad (Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal d), probar la custodia del secreto profesional y atender investigaciones o reclamaciones. No se puede modificar ni borrar mientras corre ese plazo.
Tus solicitudes de consulta, reclamo, revocatoria o supresión y nuestras respuestas, durante diez años desde la respuesta, como prueba de que las atendimos.
Los soportes contables y tributarios, durante el plazo que exige la ley.
Los registros técnicos y de errores de los servidores y de la herramienta de monitoreo, máximo noventa días y sin datos personales innecesarios. Estos registros son distintos del registro de auditoría.
Cumplidos esos plazos, suprimimos o anonimizamos los datos.
Registro Nacional de Bases de Datos
Hoy Legal Ink no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, porque esa obligación aplica a sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.26.1.2, modificado por el Decreto 090 de 2018). Si llegamos a ese umbral, las inscribiremos dentro del plazo legal.
Cambios a esta política
Cada versión tiene número y fecha. Si cambiamos algo sustancial, como la identidad del responsable o las finalidades, te avisamos antes de aplicarlo. Si cambia una finalidad, te pedimos una nueva autorización (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2). Las versiones anteriores quedan disponibles para consulta.
Vigencia
Esta política rige desde el 10 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Legal Ink desarrolle su actividad y existan finalidades o deberes legales que justifiquen el tratamiento.